• Conservazione sostitutiva dei documenti: nuove regole

    ResponsabileLe nuove regole di conservazione sostitutiva rendono obbligatoria l´individuazione di un responsabile che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione. Si tratta, in pratica, di un soggetto dotato di responsabilità , autonomia e potere di delega, ad uno più soggetti competenti ed esperti, lo svolgimento delle proprie attività .

    I compiti del responsabile della conservazione possono essere così sintetizzati:

    • definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione relativamente alla tipologia dei documenti da conservare;
    • verificare che il processo di conservazione sia conforme, nel tempo, alla normativa vigente;
    • monitorare il corretto funzionamento del sistema di conservazione;
    • assicurare l´integrità  degli archivi nel tempo e la leggibilità  dei documenti;
    • accertare l´eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, prendere provvedimenti;
    • aggiornare i documenti in funzione dell´evolversi del contesto tecnologico;
    • predisporre il manuale di conservazione e provvedere al relativo aggiornamento in caso di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici.

    Il responsabile della conservazione può essere una persona fisica o giuridica. Non è raro, soprattutto nelle imprese più piccole, che il responsabile sia proprio l´imprenditore. In caso di affidamento ad un dipendente dell´impresa o ad un professionista si ritiene necessario conferire apposita delega.

    L´individuazione del soggetto e le modalità  di nomina non sono soggette ad alcun tipo di vincolo normativo. Tuttavia l´atto di nomina potrebbe essere uno dei primi documenti ad essere richiesti in caso di verifica da parte dell´Amministrazione Finanziaria. Per questo motivo è bene predisporre apposita lettera di incarico da farla controfirmare per accettazione al soggetto nominato.

    Il responsabile della gestione conservazione documentale può avvalersi di altri soggetti che offrono garanzie organizzative e tecnologiche per la conservazione dei documenti informatici. A tale scopo, presso DigitPa è stata introdotta la figura dei conservatori accreditati ossia soggetti pubblici o privati che svolgono attività  di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi.

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    Commenti

    1. CUDIA MARIANO dice:

      mi necessita accedere ai mie cedolini di pensione

    2. Arianna dice:

      Se siete interessati ad approfondire i temi della Fatturazione Elettronica e della Dematerializzazione, vi segnalo la possibilità  di partecipare al Convegno “Italia digitale: è possibile!” – che si terrà  il 24 maggio 2012- organizzato dall´Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano. L´ingresso è gratuito, previa iscrizione all´evento, da effettuarsi al seguente link:
      http://www.osservatori.net/fatturazione_elettronica_e_dematerializzazione/eventi/evento/journal_content/56_INSTANCE_0HsI/10402/986318

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