• Inserire e modificare un file Excel in Word

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    Forse sembrerà una stranezza e per certi versi non è un’operazione molto frequente, ma può essere utile talvolta importare un documento di Excel in Word, anche solo per visualizzarlo all’interno di un testo.

    Se poi è anche possibile modificare la tabella di Excel direttamente in Word, tanto meglio, perché eviteremo di tenere aperte due applicazioni in contemporanea.

    Innanzitutto è bene anticipare che inserire una semplice tabella in Word non equivale, per prestazioni e possibilità di calcolo, a importare un intero documento XLS.

    Perciò la scelta fra l’una e l’altra opzione dipende dall’uso che si intende fare della tabella o dello spreadsheet.

    Ciò premesso, per importare un intero foglio di calcolo in Microsoft Word 2007, andiamo nella tab “Inserisci” e clicchiamo sull’iconcina “Inserisci oggetto” dell’area “Testo”.

    Nella finestra che apparirà, di default è selezionata la tab “Crea nuovo oggetto”, ma se il nostro foglio di calcolo è già stato realizzato e riempito con Microsoft Excel, allora spostiamoci sulla tab “Crea da file” e selezioniamo il percorso in cui si trova il file XLS.

    A questo punto, per sfruttare la caratteristica principale di questa operazione, spuntiamo l’opzione “Collega al file”: essa consente di aggiornare il documento Word con le modifiche apportate al documento Excel, poiché i due documenti sono correlati, ma perderemo la possibilità di editare il file importato in Word, perché le modifiche richiederanno l’apertura di Microsoft Excel.

    Tutto sommato, ciò può non rappresentare un problema, se la fonte del file XLS è sempre a nostra disposizione o siamo noi stessi gli autori della modifica. Diversamente, optiamo per escludere il collegamento e incorporare il file in Word, editandolo direttamente da questa applicazione. Clicchiamo su “Ok” per visualizzare il file XLS nella pagina.

    Se abbiamo optato per il collegamento al file, selezioniamo la tabella e clicchiamo su di essa con il tasto destro del mouse: da “Oggetto collegato worksheet | Collegamento modifica” possiamo apportare modifiche ai contenuti del file XLS, o semplicemente aprirlo da “Collegamento apri”.

    In qualunque momento possiamo modificare l’origine del collegamento (se per esempio abbiamo spostato il file, o lo abbiamo sostituito con un altro o lo abbiamo rinominato) direttamente da “Oggetto collegato worksheet | Collegamenti”: nella finestra che si aprirà è possibile anche selezionare il tipo di aggiornamento da effettuare sul file, fra “Automatico”, “Manuale” o “Bloccato”. Il collegamento verrà interrotto cliccando sul pulsante “Interrompi collegamento”.

    Di contro, se abbiamo deciso di rendere indipendente il file importato dalla sua origine, selezionando l’area e cliccando su di essa con il tasto destro del mouse, il menu a discesa comprenderà nel sottomenu “Oggetto worksheet” tre semplici voci: “Modifica”, “Apri”, “Converti”.

    Tralasciando la spiegazione delle prime due, perché intuibile, la terza opzione consente invece di trasformare (in via definitiva con la selezione “Converti in” o provvisoria con “Attiva come”) il file importato in foglio di lavoro di Microsoft Excel (2003 o altra versione), grafico di Excel, cartella di lavoro con attivazione macro o in cartella di lavoro binaria di Excel.

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    Commenti

    1. fabrizio matrone dice:

      Grazie per il chiarimento.
      C’è però una cosa che non capisco: una volta inserito il file Excel, questo viene visualizzato e stampato non continuando il testo Word, bensì a partire dalla pagina successiva.
      In altre parole, se la lunghezza del testo Excel eccede i limiti della pagina, il testo excel non va “a capo”, ma si “sposta” tutto nella pagina successiva.
      Come si può fare per evitare ciò?

    2. Marco dice:

      Ho lo stesso problema di fabrizio…

      Come posso distribuire un oggetto OLE tabella excel su più pagine ?

    3. Agnese Bascià dice:

      Il problema è legato al fatto che word vede l’oggetto OLE non come tabella, ma come oggetto appunto, e lo tratta alla stregua di un’immagine. Perciò un’immagine non viene tagliata su più pagine – a meno di non usare software adatti – ma può essere ridimensionata perché entri in un’unica pagina. Perciò tasto destro sull’oggetto OLE per scegliere formato oggetto, quindi settiamo dimensioni e layout.
      L’alternativa sarebbe stampare la tabella in Excel ed integrarla alle stampe di Word riprendendo la numerazione delle pagine nelle intestazioni.
      D’altronde la procedura del post è indicata per il Web non per il cartaceo.
      Spero di esservi stata utile, e se nel frattempo mi viene in mente qualche altro escamotage scriverò a riguardo.
      Ciao

    4. Valentino dice:

      Scusate, ma forse mi potete aiutare.
      Il file incorporato resta comunque semplice da rimuovere: basta selezionarlo e premere Canc.
      Lo potrei proteggere, ma in questo caso ne impedirei l’accesso e la modifica dei dati.
      E’ possibile proteggerlo senza impedirne l’accesso in scrittura?

    5. Agnese Bascià dice:

      Se ho compreso il tuo problema, tu vorresti rendere immodificabile solo l’oggetto foglio nel documento word, in modo che la tabella non venga eliminata.

      Devi quindi lavorare sulla protezione del documento word, settando le eccezioni: selezioni tutto il documento eccetto l’oggetto tabella e stabilisci nelle eccezioni di protezione che tutti possono modificare l’area selezionata. Imposti la password e dovrebbe funzionare.

      Dopo aver applicato le protezioni, per evidenziare le parti modificabili clicca su “Mostra tutte le aree modificabili”. L’oggetto non dovrebbe essere ricompreso in queste.

      Comunque credo che scriverò un post chiarificatore su questo argomento.

      Saluti

    6. Valentino dice:

      Grazie dell’aiuto. Dopo un po’ di tentativi ci sono riuscito :-)

    7. tes dice:

      E’ possibile inserire solo 1 foglio del file di excel, per esempio in un file con 3 fogli scegliere il secondo ed il terzo.
      grazie

    8. Agnese Bascià dice:

      Ciao,
      non conosco un modo per escludere un foglio dalla cartella, ma è possibile nascondere il foglio che non si vuole visualizzare. Per farlo, apri la cartella in Excel, seleziona il foglio, da “Formato | Foglio” clicca su Nascondi.
      Quindi importa il file in Word, non dovrebbe più essere visibile il foglio che hai nascosto. Se poi li proteggi, nessuno potrà eliminare o manomettere i tuoi settaggi.
      L’alternativa è esportare il foglio che non vuoi in una nuova cartella, e lasciare solo quelli che interessano.
      Spero di esserti stata d’aiuto.

      Saluti

    9. sara dice:

      Buongiorno,
      ho inserito una tabella word collegando i valori delle celle a un celle di un opportuno file excel.
      Il problema è che quando si aggiorna il valore della casella di excel vengono introdotti degli “a capo” indesiderati nella tabella di word.
      Sapete come evitare questo?
      Grazie,

    10. NICO B. dice:

      ho inserito un foglio xecel in word . ora posso fare in questo foglio un stampa unione????
      se si come posso fare???
      grazie

    11. Jusuf dice:

      Il mio problema è diverso: ho inserito in word 2010 il foglio di lavoro ma no appena vado per aprirlo mi dice che la funzionalità non è installata. Quando fa l’installazione mi dice che siccome word è aperto non può installare. Che faccio?
      Grazie mille per l’attenzione.

    12. Rachele dice:

      Salve! ho bisogno di AIUTO!!!
      Vorrei inserire delle tabelle/fogli excel su un docuemnto word, fare formule ecc. il mio problema è il seguente: devo collegare i valori di alcune celle di un foglio/tabella con un’altra cella di un’altro foglio.
      Come faccio?? Ho provato con le formule ma ancora non ci sono riuscita… c’è qualcuno più bravo di me???? OPPURE NON è FORSE QUESTO IL SITEMA GIUSTO??!!???
      Grazie mille!!

    13. Pietro dice:

      Ho creato un file di word con un collegamento ad un file di excel (copia da excel – incolla speciale in word – incolla collegamento – ecc. Tutto funziona solo che, se copio i due file in altre cartelle, l’origine del collegamento “punta” sempre al file originario e se cambio un dato in questo, mi variano tutti gli altri. Non si può fare in modo che il collegamento sia sempre al file di excel che si trova nella stessa cartella del file di word?
      Spero di essere stato chiaro, e ringrazio per l’aiuto.

    14. claudia dice:

      perfetto: utilissimo!!! e ben spiegato
      GRAZIE!

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