• Paperless office, operazione possibile?

    Paperless offfice..o no?Chi lavora in azienda, piccola o media che sia e indipendentemente dal ruolo ricoperto, avrà  una percezione di quanta carta venga utilizzata ogni anno per stampare documenti e file di ogni genere.

    Mi pare sia oggettivo che spesso ci si trovi di fronte ad usi impropri e non necessari dei processi di stampa, facendo inutilmente lievitare i costi legati alle cartucce ed alla manutenzione delle macchine. Senza tenere conto di aspetti ecologici, che andrebbero adeguatamente considerati.

    Spesso, presi dagli eventi, si decide quasi istintivamente di avviare una stampa, senza riflettere sull’eventualità  di poterne fare a meno, magari consultando semplicemente il documento in oggetto a video se d’interesse esclusivamente personale oppure inoltrandolo via e-mail nel caso si debbano coinvolgere dei colleghi.

    Oltre che sul tempo dedicato da ciascun dipendente, si grava sull’archiviazione, soprattutto in termini di spazio e volume, ingombrando inutilmente di scartoffie non necessarie scaffali e tavoli. E nonostante i centinaia di GB di capacità  che offrono gli attuali dischi fissi.

    Ciò, credo, accada in parte per superficialità  ed in parte per l’analisi non adeguata dei flussi di lavoro, lasciando troppo spesso la decisione ai singoli senza valutare una strategia in grado di ridurre sensibilmente il budget annuo necessario.

    Diminuire la presenza di stampanti, magari trasformandole tutte in unità  di rete – per servire piani, servizi, uffici o dipartimenti e comunque gruppi di utenti – può essere un primo passo importante per disincentivare l’uso spropositato dei processi di stampa. Valutando attentamente anche i costi d’esercizio, per determinare quali possano essere laser e quali a getto d’inchiostro.

    Senza voler essere velleitari ed arrivare a fare propria in toto la filosofia del paperless office, ragionando anche su programmi di archiviazione automatica, maggiore attenzione e sensibilità  gioverebbero ai costi aziendali ed all’ambiente. E se carta deve essere, che almeno sia riciclata e si cerchi di stampare su entrambi i lati dei fogli!!

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