• Adattarsi al software gestionale: come e perchè

    Adattarsi al software gestionale: come e perchéI software disponibili nel mercato richiedono spesso di dover applicare delle metodologie operative. Ancor più se si parla di software gestionali.
    I software utilizzati nelle varie fasi del work flow aziendale, però, possono impongono anche metodologie nuove o che si possono discostare fortemente da quelle utilizzate precedentemente.

    Il cambiamento non è mai un procedimento semplice da attuare e risente spesso del rifiuto psicologico al nuovo. La “pigrizia mentale” derivante dalla routine operativa, è di ostacolo ai processi di mutamento delle dinamiche operative aziendali.

    La domanda classica è: “Il software che sto per adottare è in grado di far questo?”.
    La domanda più corretta da porsi sarebbe: “In che modo posso compiere questa operazione con il nuovo software?”.

    La prospettiva cambia perciò completamente. Si deve sceglie un software in base al suo potenziale, ossia per come è in grado di gestire le operazioni e non certo per quanto si avvicina al modo attuale di gestire le cose!

    Anche perché, in genere i sftware gestionali offrono dei work flow collaudati, che permettono di migliorare la produttività  aziendale.


    Immaginiamo di introdurre in un’azienda un ERP che permetta di gestire il flusso dei documenti in entrata, in modo speculare a come vengono gestiti i documenti in uscita.

    L’azienda non era abituata a gestire a livello informatico il ciclo passivo, e presenta subito delle “resistenze” (da parte dei dipendenti) nell’inserire in modo dettagliato, per mezzo del software, i documenti di acquisto (ordini, ddt, fatture, note di credito). Quest’operazione viene vissuta come un inutile aggravio di lavoro.

    I vantaggi però non sono pochi. Effettuando una fatturazione “passiva” sarà  possibile controllare in breve tempo quanto addebitato in fattura dai fornitori. Sarà  in oltre sufficiente consultare il software (senza armeggiare con pacchi di ddt e fatture) per avere un quadro completo dei documenti inviati da un fornitore.

    In alcuni contesti aziendali, poi, spaventano i software gestionali rigidi, cioè quelli che non consentono correzioni di alcuni dati inseriti. Anche in questo caso non si considerano i vantaggi di una tale caratteristica.
    Pensiamo alle scritture di prima nota contabile: nel caso in cui sia possibile modificare continuamente le scritture inserite, non verrà  posta particolare attenzione agli errori commessi. Le continue correzioni creeranno indiscutibilmente delle perdite di tempo.

    Un software che non consente la modifica delle registrazioni contabili inserite, potrebbe far paura a qualche contabile. Timore che deve far spazio alla certezza che una tale caratteristica aumenta l’attenzione di chi inserisce i dati, riducendo perciò errori e perdite di tempo.

    In ultima analisi, risulta spesso conveniente adattarsi al software gestionale e non pretendere il contrario!

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    Commenti

    1. Tutto sommato sono d’accordo :-)

    2. Stefano Diglio dice:

      Concordo appieno. Spesso le aziende cambiano il proprio ERP soltanto per automatizzare e/o velocizzare alcuni processi già  consolidati. Solitamente questo approccio non crea alcun valore, anzi comporta un investimento il cui ritorno sarà  difficile da misurare nel tempo(ammesso che ci sia). Questo accade principalmente per un’eccessiva focalizzazione sulla gestione dei costi diretti e indiretti del progetto: non si guarda al valore che si potrebbe creare ma al costo del progetto e alla diminuzione di produttività  dei dipendenti.
      In realtà  il passaggio a un nuovo ERP dovrebbe essere il risultato finale di un percorso di auto-analisi. L’azienda dovrebbe valutare i propri punti di forza e di debolezza, valutare l’evoluzione del mercato in cui opera e come la sua organizzazione e i suoi processi sono in grado di rispondere alle esigenze dei propri clienti. Tutto questo deve poi essere valutato su un orizzonte temporale che sia coerente con il ciclo di vita di un ERP.
      Se l’azienda formalizza questi passaggi sarà  in grado di arrivare a una software selction consapevole di quali solo i criteri su cui basare la propria scelta.
      Una volta effettuata la scelta, sarà  importante sfruttare il progetto di implementazione per mettere in discussione anche i processi core alla ricerca di soluzioni più efficaci ed efficienti, evitando personalizzazione che snaturano il software, generano costi inutili, non creano valore.

    3. Flavio dice:

      Non sono molto d’accordo con l’idea per la quale ci si deve adattare al software gestionale o comunque a qualsiasi tipologia di software in uso presso l’azienda.

      Sono un Informatico, mi occupo di progettazione e sviluppo software in particolare ‘su commessa’ e penso che è vero l’esatto contrario di quanto su detto; io penso che debba essere il software ad adattarsi alle esigenze dell’utente e non viceversa.
      Ritengo che l’idea di essere costretti ad adattarsi al software nasca dal fatto che spesso ci si affida a software pacchettizzati piuttosto di ‘chiedere’ ad una azienda informatica di realizzare il proprio software secondo la propria idea di operatività  aziendale e secondo le proprie esigenze funzionali. Ecco perchè non è sempre vero che ci si debba adattare al software e non viceversa.

    4. Luca Fortuna dice:

      Ogni azienda è diversa, quindi una presa di posizione assoluta è impossibile.
      L’ideale è trovare un software gestionale standard che soddisfi il maggior numero di esigenze possibili e che sia eventualmente personalizzabile.

    5. Nicola dice:

      Certo cambiare il software aziendale comporta anche un cambiamento culturale. E’ importante far capire alle persone che andranno ad interagire con questo l’importanza dell’utillo ed il valore aggiunto che comporterà  al processo aziendale in questione.

    6. roberto dice:

      Occorre unire entrambe le metodologie, ERP orrizzontale consolidati con la possibilità  di implementare variazioni o moduli ritenuti indispensabili dall’azienda.
      Per fare cio’ è molto costoso affidarsi ad ERP internazionali che hanno costi di licenze e sviluppo molto alti,
      ed è controproducente affidarsi a pacchettizzati standard perche’ le variazioni sono sempre un processo delicato e non sempre possibile.
      Occorre quindi affidarsi a produttori locali, che hanno in portafoglio il proprio ERP ai quali è possibile chiedere personalizzazioni a costi contenuti.
      Ovviamente occorre accertarsi che il prodotto sia al passo con le nuove teconologie e che il produttore sia serio e competenete.

    7. Valerio dice:

      Totalmente d’accordo per quello che riguarda l’approccio delle persone al gestionale. Molto spesso l’inerzia e l’aspettativa di fare le cose ‘come prima’ inducono molta resistenza nell’utilizzo di un gestionale quando in realtà  le aziende e gli operatori che si mettono in gioco per capire come utilizzarlo pienamente si dimostrano estremamente soddisfatti.

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