• Conservazione Sostitutiva in outsoursing: per liberarsi della carta in azienda

    Conservazione Sostitutiva in outsoursing: per liberarsi della carta in aziendaRidurre i costi.? E’ il sogno di ogni azienda, soprattutto ora che la crisi economica influisce sul fatturato aziendale. Spesso, però, ci si dimentica dei costi dei processi interni aziendali e si tende esclusivamente ad intervenire sulle vendite e gli acquisti di beni o servizi. Uno dei processi interni aziendali è sicuramente quello della gestione degli archivi cartacei, sia di tipo fiscale e giuridico, sia di tipo pubblicistico o d´informazione.

    E´ da tempo che la normativa italiana permetta la totale dematerializzazione dei documenti fiscali (se ne è parlato anche in questo post), eppure anche se il processo è già  avviato da parte di moltissime aziende italiane, non sembra incidere più di tanto.

    Ricordiamo che è finalmente possibile risparmiare grazie alla completa valenza giuridica, ai fini civilistici e fiscali, dell´archiviazione ottica e conservazione sostitutiva dei documenti contabili, consentendo l´eliminazione dell´archivio cartaceo. I costi relativi all´archiviazione e alla gestione di fatture e di documenti contabili sono enormi in termini economici, di produttività , del personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy. Se si aggiungono anche i costi relativi alle eventuali problematiche di contenzioso e ai tempi d´attesa per la gestione dei pagamenti con ricadute negative per l´immagine aziendale, si capisce ancora di più come è rilevante la dematerializzazione della carta.

    Inoltre, la possibilità  di avvalersi della Conservazione Sostitutiva in outsourcing e quindi per mezzo di aziende esterne, riduce ancora di più la difficoltà  di implementare internamente una procedura che per qualche azienda risulterebbe troppo complicata e costosa. Infatti l´art. 5 della delibera CNIPA n.11 del 2004, ammette la possibilità  per l´azienda di avvalersi di un soggetto terzo a cui delegare il processo di conservazione sostitutiva.
    Il vantaggio per un´azienda di delegare a terzi la gestione di alcuni processi che non hanno un collegamento diretto con il loro core business, permette di risparmiare sui costi produttivi, evitando di sostenere spese notevoli per le implementazioni di nuovi servizi, soprattutto ora che le aziende per restare competitive hanno l´obbligo di semplificare i processi interni organizzativi.

    Affidare la realizzazione e l’aggiornamento di un archivio digitale a norma presso un´azienda esterna, consente di affrontare il problema in modo professionale, con realizzazione di un archivio ottico di elevata qualità  e che sia conforme alle ultime normative. L’affidamento di un servizio in outsourcing, consente di eliminare costi di investimento in tecnologie e professionalità  per la gestione dell’archivio e per la realizzazione di un software specifico per la consultazione e la gestione dei documenti archiviati.

    Dunque si evince un grosso vantaggio per l’azienda che vuole avvalersi della conservazione sostitutiva in outsourcing, ovvero quello di liberarsi della carta, senza preoccuparsi sul come fare, ma semplicemente riducendone i costi.

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    Commenti

    1. stefano dice:

      bisogna vedere quanto si fanno pagare gli esterni…

    2. synistema dice:

      La nostra mission è proprio quella di proporre un prodotto molto utile in tal senso, altamente personalizzabile e soprattutto interamente in italiano. Stiamo parlando di Huddle – uno dei tool collaborativi più diffuso nel mondo anglofone. Se vuoi saperne di più, visita il nostro sito http://www.synistema.com

      Ti aspettiamo!

    3. Zucchetti dice:

      Outsourcing non è necessariamente sinominimo di costi elevati.
      La dematerializzazione permette di fatto di realizzare notevoli risparmi in termini di carta, toner, utilizzo stampanti, allineandosi così con le direttive della green economy.
      La possibilità  di realizzare un archivio elettronico permette, oltre ad una ricerca immediata del documento, di recuperare spazio fisico all’interno di un’azienda, in modo da renderlo disponibile ad attività  legate al proprio core business.
      Il fatto poi che il processo di conservazione possa essere affidato ad un outsourcer, fa si che la conservazione stessa non vada ad impattare direttamente sulle attività  aziendali. Più che un costo lo interpreterei come un beneficio.

    4. Zucchetti dice:

      Outsourcing non è sempre sinonimo di maggiori costi. La dematerializzazione permette di fatto di realizzare notevoli risparmi in termini di carta, toner, utilizzo stampanti, allineandosi così con le direttive della green economy. Inoltre la possibilità  di realizzare un archivio elettronico permette, oltre ad una ricerca immediata del documento, di recuperare spazio fisico all’interno di un’azienda, in modo da renderlo disponibile ad attività  core business.
      Il fatto poi che il processo di conservazione possa essere affidato ad un outsourcer, fa si che, la conservazione stessa, non vada ad impattare direttamente sulle attività  aziendali. Più che un costo lo interpreterei dunque come un beneficio.

    5. Zucchetti dice:

      Outsourcing non è sempre sinonimo di costi elevati.
      La dematerializzazione permette di realizzare notevoli risparmi in termini di carta, toner, utilizzo stampanti, allineandosi così con le direttive della green economy. Inoltre la possibilità  di realizzare un archivio elettronico permette, oltre ad una ricerca immediata del documento, di recuperare spazio fisico all’interno di un’azienda, in modo da renderlo disponibile ad attività  core business.
      Il fatto che poi il processo di conservazione possa essere affidato ad un outsourcer, fa si che la conservazione stessa non vada ad impattare direttamente sulle attività  aziendali. Più che un costo lo interpreterei come un beneficio.

    6. stefano dice:

      se fossi l’amministratore di questo sito cancellerei queste pubblicità  dai commenti…

      rasentano lo SPAM

    7. synistema dice:

      concordo pienamente. noi proponiamo la versione italiana di Huddle, altamente personalizzabile a seconda deeel richieste del cliente. ne esiste anche una versione base totalmente free, che consigliamo a chi lo volesse provare senza impegno.

    8. synistema dice:

      non è pubblicità , tutt’altro sono consigli in risposta all’articolo, tant’è che noi abbiamo appena sottolineato l’esistenza di una versione free, minimamente impegnativa, su cui ti assicuro non ci guadagnamo nulla…e poi tu stesso chiedevi in merito ai costi!

    9. stefano dice:

      @synistema
      non era chiaramente riferito a voi (altrimenti l’avrei scritto prima)

    10. giovanni benini dice:

      scusate ma in caso di gestione in outsourcing del processo di archiviazione sostitutiva (es. fatturazione attiva) per il passaggio della documentazione da archiviare dal cliente al responsabile della conservazione è necessaria qualche firma elettronica del cliente stesso?

    11. Nicola Savino dice:

      Salve,
      le rispondo : per il passaggio in outsourcing, il cliente non deve obbligatoriamente firmare elettronicamente tutti i documenti passati, ma basta una semplice delega. Comunque sia, visto che un dispositivo di firma elettronica costa circa 70 euro, il cliente potrebbe firmare comunque il documenti in fase di invio in outsouring per avere una maggiore sicurezza del passaggio.
      Saluti.

    12. giovanni benini dice:

      innanzitutto grazie mille per la velocissima e preziosa risposta, ma a questo punto (posto che in ogni caso la responsabilità  sul contenuto dei documenti direi che resta a carico del cliente), firmando con la propria firma elettronica, non si rischia un ulteriore accollo di responsabilità  che dovrebbero invece essere a carico del fornitore del servizio? in poche parole il fatto che ci sia la firma del cliente o meno al passaggio da cliente e fornitore del servizio dei documenti da archiviare può influire sulla suddivisione delle responsabilità  far i due soggetti?

    13. Nicola Savino dice:

      Assolutamente no. Le due firme possono coesistere tranquillamente, pichè la prima firma (quella del cliente) accerta il contenuto del documento stesso, mentre la secondo firma (quello del responsabile della conservazione sostitutiva e quindi outsourcer) accerta semplicemente che il processo di conservazione sostitutiva sia corretto. Ovviamente le ricordo che per conservare sostitutivamente un documento, non basta solo la firma, ma ci vuole anche una marca temporale.
      Cordiali Saluti.

    14. giovanni benini dice:

      scusi ma per delega intende “semplicemente” incarico del servizio di archiviazione o delega della firma elettronica vera e propria, dunque il fornitore erogherebbe un servizio aggiuntivo ma sempre con la firma del cliente? la firma del cliente in ogni caso sul documento è necessaria o può quindi essere evitata in qualche maniera?
      spero di essere stato chiaro
      grazie mille

    15. Nicola Savino dice:

      Per delega intendo “semplicemente” incarico del servizio di archiviazione. La firma del cliente non è obbligatoria e può essere evitata tranquillamente, se non espressamente richiesto dall’ outsourcer.

    16. giovanni benini dice:

      grazie mille
      gentilissimo

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