• Archiviazione documentale: quali vantaggi?

    Sostituire gli archivi cartacei con quelli informatici? Si può...Già  quattro anni fa la delibera CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio, che definisce le note esplicative delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico, aveva posto l’attenzione su come gestire tramite l’informatica l’archiviazione dei documenti.

    La normativa ha interessato soprattutto l’ambito pubblico i cui volumi cartacei sono da sempre ingenti e meglio organizzabili.

    Ma per quali motivi una PMI dovrebbe valutarne costi e benefici al di là  degli aspetti legali e normativi? Per quale ragione dovrebbe dedicarsi a un’attività  dispendiosa – per tempo e denaro – come la digitalizzazione dei propri archivi, dei documenti, dei certificati?

    Fermo restando che la gestione dell’informazione è una risorsa essenziale per il funzionamento di un’organizzazione e ricopre una posizione strategica in grado di generare competività , conservare comporta garantire:

    • reperimento dei documenti per fini amministrativi e storico-culturali
    • non deperimento e accessibilità  certa alle informazioni
    • sufficienti livelli di sicurezza delle informazioni conservate

    Su queste basi l’archiviazione ottica ha dei benefici oggettivamente quantificabili:

    • Risparmio di spazio
    • Risparmio di carta
    • Risparmio sui costi di archiviazione
    • Minor tempo di ricerca
    • Trasmissione documenti
    • Aumento produttività  del personale
    • Minori rischi di perdita accidentale dei dati

    Mentre rimangono elevati i rischi dovuti all’obsolescenza tecnologica, che però può essere efficaciemente contrastata:

    • Preservando la tecnologia originale
    • Emulando la tecnologia originale su nuove piattaforme
    • Migrando il software necessario per accedere,trasmettere e visualizzare i documenti
    • Convertendo i documenti ed i dati associati verso formati aggiornati e standard

    In conclusione, anche se l’archiviazione in ambiente digitale garantisce indubbi vantaggi, considerate le problematiche tipiche dell’evoluzione informatica, la soluzione più affidabile e sicura rimane quella di avvalersi di soluzioni miste (digitali-analogiche), riservando ai documenti più critici in assoluto un’ulteriore copia in carta.

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    Commenti

    1. Massimo dice:

      Aggiungerei che, oltre a ricoprire una posizione strategica in grado di generare competività , una corretta archiviazione documentale è la base per gestione della conoscenza. Inoltre ritengo che la competitività  la si raggiunge quando, oltre ad aver identificato i documenti e le informazioni rilevanti, abbiamo identificato anche i processi, gli attori e le regole. Quindi l’archiviazione documentale (e di informazioni) non può che essere un piccolo mattoncino (fondamentale) per la gestione dei processi (documentali e non).

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