• Conservazione sostitutiva: quando serve (ancora) il notaio

    conservazione-sostitutiva.jpgIl Decreto anticrisi ha modificato il Codice dell’Amministrazione Digitale, prevedendo la sostituzione di un documento analogico originale con una copia informatica sottoscritta elettronicamente dal detentore e, relativamente ai documenti analogici originali unici, cioè quelli esistenti in unica copia o del quale non sia possibile possederne altra copia anche presso terzi per la conservazione, ha delegato ad un successivo provvedimento la indicazione ai soli fini pubblicistici dei documenti soggetti alla sottoscrizione elettronica di un pubblico ufficiale o notaio anziché dello stesso detentore.

    I documenti aziendali anche se creati con strumenti informatici ma senza la apposizione della marca temporale e della firma digitale vengono considerati analogici e devono essere materializzati su supporto fisico (es. cartaceo) oppure se ne deve acquisire l’immagine (anche attraverso lo spool di stampa), e la loro conservazione è subordinata alla condizione che l’immagine risulti fedele corretta e veritiera e quindi ai fini della conservazione sostitutiva il procedimento è completo con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale, anche su un insieme di documenti e non necessariamente sui singoli documenti da conservare.

    Questa la premessa da cui partire per la lettura di una recente risoluzione, sulla conservazione ai fini fiscali dei documenti analogici originali unici in formato elettronico, con cui la Agenzia delle Entrate, ha risposto ai quesiti posti con un interpello sui dubbi sorti sulla possibilità  di sottoscrivere un insieme omogeneo di documenti per conservarli in modalità  sostitutiva, anche nei casi di documenti originali unici.

    La Agenzia delle Entrate ha certamente confermato la possibilità  di delegare le attività  di conservazione sostitutiva tanto a persone fisiche che giuridiche e sia a uno che a più operatori, ma ha probabilmente raffreddato alcune aspettative affermando, allo stesso tempo che, le disposizioni contenute nel DM 23 gennaio 2004 sono in ogni caso da considerarsi “attuali” in quanto norma speciale per quanto attiene agli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.

    Quindi proprio ai fini fiscali, e con riferimento ai documenti analogici originali unici non sembrano potersi (ancora) applicare le semplificazioni introdotte dal decreto anticrisi occorrendo il ricorso alla sottoscrizione (elettronica) di un notaio o altro pubblico ufficiale.

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